Что такое ERP система и каковы ее плюсы для бизнеса

В современном динамичном мире успех компании напрямую зависит от слаженной работы всех ее отделов. Именно здесь на помощь приходят ERP-системы – комплексные программные решения, объединяющие в едином информационном пространстве все бизнес-процессы предприятия. 

В этой статье рассмотрим что это такое и как это работает в реальном мире.

Что такое ERP-система 

ERP (Enterprise Resource Planning) – это программное обеспечение, предназначенное для интеграции и управления всеми основными бизнес-процессами предприятия.

Проще говоря: ERP-система – это единая платформа, которая объединяет в себе информацию и функции из разных отделов компании, таких как: финансы и бухгалтерия, производство, продажи и маркетинг, цепочки поставок, управление персоналом.

ERP-системы могут использоваться компаниями любого размера, но они особенно полезны для крупных и средних предприятий.

История

Истоки ERP-систем можно проследить к 1960-м годам, когда появились первые системы материального планирования (MRP). MRP помогали компаниям управлять запасами и планировать производство.

В 1980-х годах MRP были расширены до систем планирования производственных ресурсов (MRP II), которые включали дополнительные функции, такие как планирование кадров и финансов.

Термин “ERP” был впервые введен в 1990 году аналитиком компании Gartner. ERP-системы объединяли MRP II с другими бизнес-функциями, такими как бухгалтерский учет, управление цепочками поставок и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Первые коммерческие ERP-системы появились в начале 1990-х годов. Эти системы были разработаны для крупных предприятий и были очень дорогими.

С развитием технологий ERP-системы стали более доступными для компаний среднего и малого бизнеса.

Сегодня эти системы используются компаниями всех размеров во всех отраслях промышленности.

Хронография:

• 1960-е годы: Появление систем MRP.
• 1980-е годы: Расширение MRP до систем MRP II.
• 1990 год: Введение термина “ERP”.
• Начало 1990-х годов: Появление первых коммерческих ERP-систем.
• 2000-е годы: ERP-системы становятся более доступными для компаний среднего и малого бизнеса.
• 2010-е годы: Появление облачных ERP-систем.
• 2020-е годы: ERP-системы интегрируются с искусственным интеллектом (ИИ) и машинным обучением (ML).

ERP-системы постоянно развиваются, чтобы соответствовать меняющимся потребностям бизнеса.

Составляющие ERP-системы

ERP-системы, или системы планирования ресурсов предприятия, представляют собой комплексные программные решения, позволяющие компаниям интегрировать и оптимизировать все ключевые бизнес-процессы. Эти системы, подобно надежному остову, объединяют различные компоненты, каждый из которых играет свою важную роль в достижении целей организации. 

Платформа

Платформа ERP-системы – это основа, на которой строятся все остальные компоненты. Она обеспечивает инфраструктуру для хранения, обработки и обмена данными, а также инструменты для разработки и развертывания приложений.

Платформа ERP-системы может быть:

• Локальной: установлена на серверах компании.
• Облачной: размещена в облаке у стороннего поставщика.

Выбор типа платформы зависит от размера компании, ее бюджета и ИТ-инфраструктуры.

Модули

Модули представляют собой функциональные блоки, поддерживающие конкретные бизнес-процессы. Они могут быть интегрированными, работая вместе как единая система, или модульными, функционируя независимо друг от друга. 

Наиболее распространенные модули включают:

• Финансы и бухгалтерия: управление счетами, ведение бухгалтерского учета, составление бюджетов и т.д.
• Производство: планирование, управление запасами, контроль качества и т.д.
• Продажи и маркетинг: управление заказами, CRM, ценообразование, маркетинговые кампании и т.д.
• Цепочки поставок: управление закупками, инвентаризацией, складированием и доставкой.
• Управление персоналом: управление кадрами, расчет заработной платы, обучение и развитие, управление производительностью и т.д.

Компания может выбирать нужные ей модули в зависимости от своих потребностей. Помимо модулей, ЕРП-системы включают базу данных (хранение всех данных), пользовательский интерфейс (взаимодействие с системой) и инструменты интеграции (связь с другими системами).

ERP сколько уровней

ERP-системы бывают очень разными. Они отличаются по сложности, стоимости, гибкости и техническим требованиям. Чтобы лучше ориентироваться, ERP делят на три уровня. Классификация условная, но она поможет понять, с чего следует начинать, а что будет лишним на вашем этапе развития бизнеса.

ERP первого уровня 

Если вы интересуетесь ERP сколько уровней и вы большая, разветвленная компания с годовым доходом более 500 000 млн $ — выбирайте первый уровень.

Особенности: 

• охватывают абсолютно все процессы компании;
• глубоко настраиваются под бизнес;
• имеют долгий и дорогой цикл внедрения;
• требуют IT-команды для запуска и поддержки;
• используют новейшие разработки.

Пример: Microsoft Dynamics 365¹ 

Что если ваша ERP-система не диктует правила, а подстраивается под вас? В этом и суть Microsoft Dynamics 365. Это не монолит, а конструктор. Выбираете нужные приложения и собираете систему. Управление поставками, финансы, e-commerce, проєкти, HR — каждый блок можно настроить, дополнить, интегрировать.

1. What is Dynamics 365? // Microsoft

ERP второго уровня

Для компаний среднего размера, управляющие которых хотят узнать ERP сколько уровней, мы рекомендуем системы второго уровня.

Особенности:

• внедряются дешевле и быстрее, чем первый уровня;
• не требуют своего IT-отдела для обслуживания;
• чаще всего имеют модульный характер;
• сохраняют возможность кастомизации и масштабирования.

Пример: Oracle NetSuite²

Облачная ERP-система. Разработчики подчеркивают, что их продукт — про высокую адаптивность, прозрачность и контроль. Бухучет, продажи, обслуживание клиентов, цепочка поставок, HR и другие модули — полный набор приложений для растущего бизнеса. Есть встроенный ИИ для более эффективной работы. Раз в два годы выходят обновления с новыми функциями. Особая методология SuiteSuccess позволяет запуститься быстро, а потом расширять функционал под возросшие потребности бизнеса.

ERP третьего уровня

Решения для небольших компаний или системы под определенные ниши.

Особенности:

• могут настраиваться без IT-специалистов;
• внедряются дешевле и быстрее, чем ERP 1 и 2 уровней;
• масштабируются и кастомизируются ограниченно;
• имеют не самые надежные системы безопасности.

Пример: QuickBooks³

Бухгалтерская программа для малого и среднего бизнеса. Управление финансами, начисление ЗП, контроль запасов — функционал менее широкий, чем у предыдущих. Бухгалтер может настроить финансовую отчетность, интегрировать счета-фактуры и платежи, рассчитывать налог с продаж. Одно из тех приложений, которые помогают молодым бизнесам наладить базовую автоматизацию. Базовый план — всего 78 гривен/месяц.

2.  QuickBooks Accounting Software

Теперь вы знаете, ERP сколько уровней. Но если все еще неясно, какую систему выбрать для своей компании — обращайтесь к Brainlab. Мы поможем подобрать и внедрить ERP, в которой будет только нужный функционал на данном этапе развития бизнеса. Вы получите максимум эффективности без переплат. А если нужно — разработаем для вас систему под ключ.

Для чего используется ERP-система

В основе системы лежит платформа, обеспечивающая инфраструктуру для хранения и обработки данных, а также инструменты для разработки и развертывания приложений. Функциональные блоки – модули – поддерживают конкретные бизнес-процессы, такие как финансы, производство, продажи, цепочки поставок и управление персоналом.

Единая база данных обеспечивает точность, актуальность и оперативный доступ к информации, а гибкость системы позволяет адаптироваться к изменениям рынка. ERP-решения оптимизируют сложные бизнес-процессы, повышая эффективность, сокращая расходы, улучшая качество продукции и обслуживания клиентов, делая компании более конкурентоспособными. 

Суть единой базы данных: как вести контроль и управление с точностью и оперативностью

В основе ERP-системы лежит единая база данных, где хранится вся информация о деятельности компании. Это позволяет централизованно контролировать и управлять всеми бизнес-процессами.

Единая база данных обеспечивает:

• Точность и актуальность данных:информация находится в одном месте, гарантируя ее достоверность.
• Оперативный доступ к информации:пользователи быстро получают доступ к необходимым данным.
• Простоту анализа данных: единая база данных упрощает анализ информации и выявление закономерностей. 

Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка
 

ERP-системы отличаются гибкостью и масштабируемостью. Это позволяет легко адаптировать их к меняющимся потребностям бизнеса.

Гибкость обеспечивает:

• Быстрое реагирование на изменения рынка: компании могут оперативно корректировать бизнес-процессы, чтобы соответствовать новым требованиям.
• Внедрение новых технологий: интеграция новых технологий в ERP-системы не вызывает проблем.
• Расширение бизнеса: ERP-системы легко масштабируются по мере роста компании.

Что значит ERP-решения в сложных бизнес-процессах

Эти системы могут помочь компаниям оптимизировать сложные бизнес-процессы, такие как:

• Управление цепочками поставок: ERP-системы оптимизируют управление цепочками поставок, сокращая сроки выполнения заказов, снижая расходы и повышая качество продукции.
• Управление производством: оптимизация управления производством с помощью ERP-систем приводит к сокращению издержек, повышению производительности и улучшению качества продукции.
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM): ERP-системы интегрируются с CRM-системами, повышая эффективность работы с клиентами, увеличивая продажи и лояльность клиентов.

Чем отличаются ЕРП-системы от других прикладных решений

ERP-системы часто путают с другими бизнес-приложениями, но их главное отличие заключается в комплексности. Они объединяют в себе функционал различных приложений, таких как бухгалтерия, управление производством, взаимоотношениями с клиентами, управление цепочками поставок и управление персоналом. В отличие от других приложений, ЕРП интегрирует все эти функции в одну систему.

Преимущества по сравнению с другими системами:

• Единый обзор бизнеса, что помогает принимать обоснованные решения.
• Повышение эффективности благодаря автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.
• Улучшение качества данных благодаря единой базе данных.
• Повышение конкурентоспособности компании.

ERP-системы могут быть адаптированы к компаниям любого размера и интегрированы с другими системами бизнеса.

Какие отделы можно оптимизировать с помощью ERP?

Оптимизация работы основных отделов компании — цель данной системы. Таким образом повышается их эффективность и взаимодействие.

Рассмотрим несколько примеров. 

Торговля

ERP-система автоматизирует прием, обработку и выполнение заказов, снижая количество ошибок и повышая скорость доставки. ЕРП хранит всю информацию о клиентах в единой базе данных, что позволяет менеджерам по продажам лучше понимать их потребности и предлагать более персонализированные услуги

Кроме того, ERP-система помогает оптимизировать ценообразование продукции с учетом различных факторов, таких как себестоимость, спрос и конкуренция.

Финансы 

Отдельно стоит отметить и автоматизацию многих бухгалтерских задач. Например, ведение учета счетов, составление отчетности и налогообложение. Система также позволяет планировать и контролировать бюджеты компании.

ERP-система предоставляет инструменты для анализа финансовых данных компании, и помогает управлять денежными потоками компании, оптимизируя расходы и доходы.

Управление персоналом
 

ERP-система автоматизирует многие задачи по управлению кадрами. Речь идет о прием на работу, увольнение, оформление документов и расчет заработной платы.

Эта умная система позволяет  планировать и проводить программы обучения и развития сотрудников. А также предоставляет руководству инструменты для оценки и мониторинга производительности сотрудников.

Производство

Очевидно, что эта система позволяет планировать производство с учетом спроса, наличия материалов и производственных мощностей. Это помогает оптимизировать управление запасами материалов и готовой продукции.

Кроме того,  внедрив систему ЕПР можно быть спокойным в вопросе качества. Это связно с тем, что осуществляется контроль качества продукции на всех этапах производства.

Цепочка поставок

Рассмотрим, как системы ERР участвуют в упряжке поставок:

• автоматизируют процесс закупок товаров и услуг; 
• помогают оптимизировать управление складскими запасами; 
• планируют и оптимизируют маршруты доставки продукции.
• помогают поддерживать отношения с поставщиками и контролировать их работу.

Типы развертывания ERP-систем

Существует несколько способов развертывания ERP-систем, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки:. 

H3 –  Облачная ERP-система
 

Облачная ERP-система размещается на удаленных серверах провайдера услуг.

Преимущества:

• Низкие начальные затраты: нет необходимости покупать и обслуживать серверное оборудование.
• Масштабируемость: система легко масштабируется по мере роста бизнеса.
• Доступность: система доступна из любой точки мира, где есть интернет.
• Обновления: обновления системы происходят автоматически.

Недостатки:

• Зависимость от провайдера: компания зависит от провайдера услуг в плане доступности и безопасности системы.
• Стоимость: расходы на использование облачной системы могут быть выше в долгосрочной перспективе.
• Конфиденциальность: некоторые компании могут быть обеспокоены конфиденциальностью данных, хранящихся в облаке.

Локальная ERP-система

Локальная ERP-система устанавливается на серверах компании.

Преимущества:

• Контроль: компания имеет полный контроль над системой и данными.
• Безопасность: данные хранятся на серверах компании, что обеспечивает более высокий уровень безопасности.
• Персонализация: система может быть полностью настроена в соответствии с потребностями бизнеса.

Недостатки тоже имеются. Это стоимость и доступность только из локальной сети компании.

Гибридная ERP-система

Очевидно, что этот вариант сочетает в себе два предыдущих..

Преимущества:

• Гибкость: система может быть настроена в соответствии с individual needs of the business.
• Масштабируемость: система может быть легко масштабирована по мере роста бизнеса.
• Стоимость: гибридная система может быть более экономичной, чем локальная система.
• Безопасность: конфиденциальные данные могут храниться на локальных серверах, а менее конфиденциальные данные – в облаке.

Как выбрать и внедрить ERP-систему
 

Такое ПО может значительно повысить эффективность работы компании, сократить расходы, улучшить качество продукции и обслуживания клиентов и сделать ее более конкурентоспособной.

Однако это сложный и трудоемкий процесс, к которому необходимо тщательно подготовиться.

Что важно знать при выборе ERP-системы

• Размер и бюджет компании: могут стоить от десятков тысяч до нескольких миллионов долларов.
• Потребности бизнеса: должна соответствовать индивидуальным потребностям компании.
• Требования к безопасности: должна обеспечивать безопасность данных компании.
• ИТ-инфраструктура компании: ERP-система должна быть совместима с ИТ-инфраструктурой компании.
• Опыт и квалификация поставщика: необходимо выбрать надежного поставщика с опытом внедрения ERP-систем в аналогичных компаниях.
• Четкая формулировка целей и ожидаемых результатов. Важно не просто купить ERP-систему, а поставить перед ней конкретные цели и ожидать от нее определенных результатов.

Пот этом не стоит останавливаться на первой попавшейся системе.

Проведите исследование, сравните различные предложения, почитайте отзывы других компаний, выберите систему, которая наиболее соответствует вашим потребностям.

H3 –   Краткий обзор популярных ERP

На рынке существует множество ERP-систем, от крупных и известных до нишевых и специализированных.

Некоторые из популярных ERP-систем:

• SAP: одна из самых известных и функциональных ERP-систем, подходит для крупных и средних компаний.
• Oracle: еще одна мощная ERP-система, подходит для крупных и средних компаний.
• Microsoft Dynamics 365: ERP-система от Microsoft, подходит для компаний всех размеров.
• Acumatica: облачная ERP-система, подходит для компаний всех размеров.
• Odoo: ERP-система с открытым исходным кодом, подходит для компаний всех размеров.

Важно тщательно проанализировать все доступные варианты и выбрать систему, которая наиболее соответствует потребностям компании. 

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Первая ошибка, она же самая распространенная, —  неправильный выбор системы. Это может привести к тому, что система не будет использоваться в полной мере и не оправдает инвестиции.

Еще одна распространенная проблем —  недостаточная подготовка сотрудников.  Важно разбираться в системе, чтобы она могла эффективно использоваться. То же касается и поставщиков. Они тоже должны иметь представление, как работает система.

Также нужно помнить, что такое ПО стоит денег. Поэтому учтите бюджет, чтобы не слить бюджет.

Преимущества и недостатки ERP-систем

Внедрение ERP-системы может принести значительные преимущества для бизнеса, повысив его эффективность, сократив расходы, улучшив качество продукции и обслуживания клиентов, сделав его более конкурентоспособным.

Какие же плюсы?

• ERP-системы позволяют автоматизировать многие рутинные задачи, сокращая время и усилия сотрудников.
• Интеграция различных отделов и подразделений компании, устраняя дублирование информации и повышая эффективность взаимодействия.
• Стандартизация бизнес-процессов, обеспечивая последовательность и качество работы.
• Сокращение времени выполнения заказов, снижение затрат на производство и логистику, улучшение управления запасами.
• Повышение производительности труда сотрудников, улучшение качества продукции и обслуживания клиентов.
• ERP-системы могут интегрироваться с другими системами, используемыми в компании, такими как CRM, BI, WMS.

Важно отметить, что внедрение ERP-системы – это сложный и трудоемкий процесс, который требует тщательной подготовки и грамотного подхода.