AI для бизнеса: умная база знаний, чат-бот и помощник

В вашей компании работа часто зависает из-за поиска информации? Так у многих. По данным Gartner, 47% работников, использующих цифровые технологии, испытывают трудности с поиском информации или данных, необходимых для эффективного выполнения работы. Для 35% опрошенных Prialto руководителей компаний ответы на запросы информации — это одна из задач, которую они меньше всего любят выполнять. В опросе Adobe 47% работников отметили, что считают методы цифровой организации своей компании неэффективными.

Да, на поиски информации действительно уходит куча ценного времени. Как это обычно бывает: надо перебрать документы, найти правильную версию. Если не нашли, приходится пушить коллег, ждать ответа. И при этом вопросы изо дня в день повторяются. Нужна оптимизация.

Недавно появились цифровые инструменты именно для этого — AI помощники компаний. Это чат-боты, в которые сотрудники пишут свои запросы и быстро получают ответы на основе корпоративных документов.

Как они работают, для чего пригодятся и какая польза от таких помощников в разных нишах — читайте в статье. 

Что такое AI помощник компании

AI-помощник — это приложение, в котором нейросеть ищет и анализирует внутреннюю информацию бизнеса для сотрудников. Называться оно может по-разному. Например, внутренний чат-бот предприятия, AI-помощник, ассистент, бот для сотрудников и даже «Википедия» предприятия. Но везде суть одна.

Вы можете попросить у него «найди отчет за прошлый год» или спросить «какие наши целевые показатели продаж на этот месяц». Ответ придет за считанные секунды. Конечно, при условии, что эта информация есть в базе. Приложение может помочь с оформлением документов, переводить файлы или выполнять другие задачи — смотря какое ТЗ вы поставили разработчикам.

Технологии, которые использует корпоративный AI-ассистент:

Ключевые технологии искусственного интеллекта, благодаря которым работают подобные приложения, следующие.

• Machine Learning. Алгоритмы, за счет которых бот может учиться на ваших документах, адаптироваться к задачам и выдавать релевантные ответы.
• Natural Language Processing. Гибко распознает запрос работника на живом языке. Ключевые слова здесь не нужны. Современные LNP-модели показывают 97% точность по тесту GLUE.
• Generative AI. Позволяет ассистенту генерировать текстовые ответы на запросы. Это довольно сложный процесс, хотя быстрый. Например, модель генеративного ИИ «ChatGPT4» имеет 1.8 триллиона параметров для генерации ответа.

Также важно вспомнить об API (прикладном программном интерфейсе). Это уже не искусственный интеллект, но важная технология, чтобы легко объединять помощника с другими приложениями от CRM-системы до Telegram’а.

Как выглядит взаимодействие с AI помощником компании

Все начинается с загрузки документов. На них будет опираться помощник при ответе. Это могут быть внутренние инструкции, регламенты, стратегии или что-то другое. Какое-то время уйдет на обучение бота. Когда оно завершится, можно начинать пользоваться. В дальнейшем вы сможете без проблем добавлять новые файлы.

Взаимодействие происходит через привычное окно чата. Вы пишете свой запрос — бот распознает его, выполняет поиск в базе, обрабатывает информацию и дает ответ. AI-помощник помнит историю коммуникации. Он постепенно адаптируется к сотруднику, его типичным задачам. 

Чат-бот можно законнектить с привычными офисными приложениями, а также мессенджерами. Таким образом, не нужно будет каждый раз открывать страницу приложения в браузере, чтобы взаимодействовать с чат-ботом для сотрудников. Можно будет делать это через Slack, Telegram или другой канал. 

Что может делать искусственный интеллект для компаний

В зависимости от бизнеса, AI помощник выполняет разные роли. Это может быть эйчар, старший коллега или ассистент. Но везде цель одна — оптимизировать рабочий процесс. Далее — о бизнес-задачах, с которыми может помочь искусственный интеллект для компаний.

Ускорять обслуживание клиентов

Клиент спрашивает что-то сложное, и менеджер не может сразу дать ответ? Ему поможет AI база знаний. Приложение быстро найдет информацию и даст подсказки. Кстати, лучшие AI чат-боты для сайта также способны ускорить и оптимизировать обслуживание.

Помогать в онбординге сотрудников

AI-помощник отвечает на вопросы новичка, исходя из вашей документации. Более того, он может формировать учебные материалы, а затем проверять, насколько хорошо они усвоены. Это очень разгружает как эйчаров, так и старших коллег, менторов.

Обеспечивать обучение сотрудников

Если в бизнесе внедряют какое-то новое оборудование, ПО или вводят новые правила, то однотипных вопросов от команды на первых порах не избежать. Чат-бот для сотрудников будет отвечать на них вместо IT-поддержки или администрации.

Облегчить работу с документами

AI помощник для офиса — не только про поиск. Он умеет выполнять и задачи посложнее. Например, сравнивать, резюмировать, искать противоречия или сходства в текстах. ИИ ускоряет форматирование и подготовку документов в целом.

Генерировать идеи и решения

«Некоторые называют это искусственным интеллектом. Но на самом деле эта технология улучшит нас. Поэтому вместо искусственного интеллекта, я думаю, мы расширим наш интеллект», — как-то сказала экс-председатель совета директоров IBM Джинни Рометти. Да, AI помощник компании действительно может и решение рабочей ситуации подсказать, и в брейншторме поучаствовать.

Фиксировать задачи

Чат-бот для сотрудников может извлекать информацию из разных источников, назначать задачи, рассылать напоминания. Это гарантирует, что ни один таск не будет упущен. Особенно ценно, когда задачи зафиксированы в разных местах: что-то в операционном плане, что-то в заметках встречи.

Безопасность использования внутреннего чат-бота предприятия

Внутренние чат-боты предприятия способны сохранить конфиденциальность и обезопасить данные. В таких приложениях документы компании не используются для обучения общедоступных моделей искусственного интеллекта. Грамотные разработчики AI-приложений также принимают ряд мер:

• Внедряют SLL-сертификаты, резервное копирование с шифрованием.
• Загружают документы на специальные защищенные серверы или на серверы компании-клиента.
• Предусматривают права доступа, чтобы документы были видны только соответствующим сотрудникам, группам, отделам.

Хотите иметь безопасного AI ассистента для бизнеса, который берет часть задач на себя? Brainlab готовы к сотрудничеству. Мы не предлагаем шаблоны — сначала разбираемся в ваших процессах, команде и ищем процессы, где можно сэкономить время. Затем создаем кастомного бота, который работает как часть вашей системы.

Более 10 лет в разработке. 400+ кейсов. Прозрачная коммуникация, четкие сроки, работа на бизнес-цели. Хотите узнать, как именно может выглядеть AI-помощник для вашего бизнеса? Свяжитесь с нами — обсудим.

Примеры использования искусственного интеллекта для компаний

AI для отдела продаж

Представим компанию, которая продает сложный B2B-продукт. Запросов от потенциальных клиентов много. И большинство из них — технические и детализированные. А задержишься с ответом — клиент останется недовольным, можно сорвать сделку.

Проблема

Чтобы подготовить ответ, приходится просматривать много документов. А еще — опрашивать опытных специалистов. Из-за этого менеджеры тратят время на поиск и постоянно отвлекают экспертов от работы.

Решение

Чтобы изменить ситуацию, компания может внедрить AI базу знаний — внутреннего помощника для команды. Один инструмент объединит все: документы, инструкции, наработанные ответы на запросы и типовые обоснования для клиентов. AI-помощник проанализирует созданную базу знаний и будет формировать четкие ответы и подсказки.

Что получит бизнес:

• ответы на сложные запросы появляются значительно быстрее;
• команда отдела продаж реже беспокоит технических специалистов;
• подготовка ответов и коммерческих предложений не затягивается;
• цикл продаж сокращается и становится более плавным;
• менеджеры учатся на готовых ответах.

Управление регламентами и инструкциями

Ситуация: компания регулярно обновляет стандарты, инструкции и директивы. Это может быть логистика, фармацевтика или любая другая сфера со сложным регулированием. 

Проблема

Здесь всегда есть трудности с поиском документов и их актуальных версий. Из-за этого бизнес-процессы замедляются, возникают ошибки.

Решение

Компания может запустить AI помощника для офиса. Он соберет все документы в единой базе. AI будет сканировать ее и быстро отвечать на рабочие вопросы. Помощник будет подсвечивать нужные фрагменты файлов и экономить время. В качестве дополнительной функции можно реализовать уведомления об обновлении документации.

Что получит бизнес:

• меньше ошибок в работе;
• быстрое внедрение новых стандартов;
• большая производительность команды;
• одно актуальное пространство для всех документов;
• больше порядка и соответствия стандартам.

AI-помощник для юрисконсультов

Во многих крупных компаниях есть юридический отдел. Ежедневно он готовит документацию, опираясь на законы, распоряжения, постановления.

Проблема

Нормативно-правовые акты меняются, а обновлять инструкции не успевают. Бывает, что один документ имеет несколько редакций, другой — приложения, а третий — десятки правок за последний год. Отсюда возникает путаница, задержки с ответами и риск неточностей.

Решение

Такой компании также может помочь AI ассистент для бизнеса. Он станет инструментом, который быстро ищет и проверяет актуальность правовых норм на соответствующих сайтах. Также AI будет анализировать НПА, показывать, что изменилось в новых редакциях. Он сможет, к примеру, проверять, правильно ли сотрудники применили статьи закона в подготовленных документах.

Что получит бизнес:

• меньше времени на поиски и проверки;
• мгновенные ссылки на источники и актуальные редакции;
• автоматический анализ изменений в законодательстве;
• более быстрые ответы для коллег и клиентов;
• усиленную экспертизу юридического отдела без дополнительных ресурсов.

<H2> Вывод

«Сейчас самое время получать преимущества [от ИИ] и надеяться, что ваши конкуренты просто играют и экспериментируют», — советует Эрик Эрик Бринйолфссон, профессор Стэнфордского университета и директор Лаборатории цифровой экономики Стэнфордского института искусственного интеллекта, ориентированного на человека (HAI). И мы согласны с этим.

Умные базы знаний, чат-боты и помощники — инструменты, которые меняют бизнес изнутри. Они позволяют сотрудникам сосредоточиться на стратегии, содержательной коммуникации, сложной, креативной умственной работе. С AI библиотекой знаний новички будут быстрее адаптироваться, а опытные специалисты не будут отвлекаться на ответы младшим коллегам. Операции с документами ускорятся и будет заметно — компания работает продуктивнее. Но конечный успех зависит от разработчиков AI помощника компании — выбирайте опытную студию, которая и бизнес-задачи понимает, и в коде не ошибается.

Способов прокачать бизнес с помощью AI — много. Если вы стремитесь к комплексной трансформации, то советуем обратить внимание на AI в логистике, AI для сайта, а также AI аналитику. Заходите в наш блог — будете в курсе всех AI-новинок для бизнеса. И обращайтесь, когда понадобится разработка и внедрение.