Полезные функции Google Docs, которые грех не знать

Google Docs — многофункциональный редактор, позволяющий работать с текстом, таблицами, изображениями. Многим этот софт знаком и они уверенно пользуются всеми его возможностями. Но уверены ли вы, что знаете все тонкости работы с Гугл Докс? В этой статье мы расскажем о полезных функциях редактора, которые будут точно полезны. 

Функции Google Docs для совместной работы

Многие компании (организации), где есть небольшой штат сотрудников используют совместный доступ от Гугл. Эта возможность позволяет расшарить документы для других людей, причем задавая им разный уровень доступа. Например, для кого-то открывают только просмотр файла, а для кого-то — возможность редактировать. Рассмотрим другие полезные функции совместной работы Google Docs.

Пригласить конкретного человека прокомментировать документ

Бывают ситуации, когда необходимо оставить комментарии конкретному человеку. Например, редактору, копирайтеру или программисту. Как это сделать? Все просто. Начните вводить “@”. Вам подтянется список контактов, с которыми вы чаще всего работаете в Docs. Выбирайте подходящий или при необходимости введите другой адрес. 

Отправить ссылку на документ письмом прямо из Google Docs

Удобная фишка от разработчика. Вы можете отправить документ прямо из меню. Проделайте следующее: “Файл”— “Написать соавторам”. Отредактируйте тему, сообщение и в открывшемся окне выберите получателей. Адресаты получат письмо со ссылкой на документ. Им же будут и доступны, оставленные вами комментарии. 

Отправить копию документа без доступа к исходнику

Эта функция может пригодиться в случае, когда нужно отправить файл на согласование. Для этого отправляйтесь в меню ”Файл”—“Отправить по электронной почте”. Также выберите тип файла, адреса получателей. При необходимости оставьте сопроводительный текст.

Опубликовать документ онлайн или вставить в веб-страницу

Если вам нужно опубликовать какие-либо правила и инструкции в Интернете или встроить документ в страницу сайта, вам пригодится эта функция. Проделайте следующее: “Файл” —  “Опубликовать в Интернете”. Здесь вы тоже можете выбрать необходимую опцию: использовать ссылку или встроить код. 

Восстановление предыдущих черновиков

Кроме автосохранения в Google Docs есть и возможность восстановить предыдущие версии дока. Достаточно зайти в “Файл” выбрать пункт “История версий” и “Смотреть историю версий”. В колонке справа вам откроются даты и время внесенных изменений. Выбрав нужный промежуток нажмите на него. Перед вами откроется сопутствующий файл. Функция удобна тем, что если над проектом работают сразу несколько человек, то можно увидеть кто именно внес правки. 

Возможность показать фрагмент текста нужному человеку

В документе выделите необходимую часть текста и нажмите на символ конвертик с плюсом. Перед вами откроется окошко для комментариев. Поставьте в нем плюсик и начните вводит e-mail. Адресату придет письмо со ссылкой на документ. 

Полезные функции Google Docs для редактирования

И так, рассмотрим функции редакции, которые точно упростят жизнь команде. 

Предложить правки

Если вам просто нужно оставить, вернее предложить внести правку, все что нужно сделать, перейти в режим “Советовать” (нажать на карандашик в верхнем углу, справа). После выделить ту часть текста к которой будет оставлен комментарий. Нажать на конвертик с плюсом. В появившемся поле внести правку. Правку можно как принять, так и отклонить.

Просмотреть правки в документе и восстановить удаленный фрагмент

Мы уже выше написали, что в Google Docs есть полезная функция восстановления предыдущей версии документа. Также можно изучать историю правок. Это особо важно, если возникли вопросы, кто именно внес такое изменение. 

Найти и вставить ссылку, не выходя из документа

Как правило, чтобы вставить ссылку в документ мы делали следующее:

• в поисковике искали нужный сайт;
• копировали его адрес;
• возвращались в документ;
• выделяли слово, в которое нужно вставить ссылку;
• правой кнопкой вызывали меню и выбирали “Вставить ссылку”.

Но, Google Docs предлагает вставить ссылку, не выходя из документа. Для этого выделяем слово, выбираем “Вставить ссылку”. В открывшемся выпадет список с релевантными ссылками (из Википедии).Если нет подходящей ссылки, введите ключевое слово в поиске. 

Использовать личный словарь

Если вы используете слово, которые Google Docs воспринимает как ошибку, но вы уверены, что оно пишется именно так, добавьте его в словарь. Сделать это можно так: 

• выделить слово;
• вызвать меню правой кнопкой мышки;
• выбрать”добавить слово в словарь”. 

Готово!

Работа с формулами

Формулы в Гугл Документах — это набор специальных символов, которые необходимы для написания в доках математических формул.

В ”Вставка” выбираете “Формула” и “Новая Формула”. Выбирайте необходимые символы и составляйте нужные формулы. 

Автозамена

Эта функция позволяет заменить один символ на другой. Например, вам нужно тире, а на клавиатуре есть только дефис. Да, вы можете нажать Alt+0150, но все ли знают про эту комбинацию? Чтобы упростить себе жизнь, нажмите на “Инструмент” и выберите “Настройки”. Там в окошке выбирайте “Замены”. Слева вы вносите символ, который хотите поменять, а справа — на который хотите заменить. Все просто. 

Подключение дополнительных шрифтов

Если у вас есть какой-то корпоративный стиль и вам важен шрифт, его размер, формат заголовков и пр., вы можете самостоятельно задать их в настройках и использовать в будущем.

Напишите фразу, выделите ее, задайте шрифт, межстрочный интервал, цвет. После, выделите форматированный текст и во вкладке ”Формат” выберите ”Стили абзацев”, откройте “Настройки”. Там вы можете выбрать ”Сохранить как стиль по умолчанию”.

Если вам нужно набрать текст именно в этом стиле, зайдите в ”Формат”—“Стили абзацев” — “Настройки”— “Использовать стили по умолчанию”. Соответственно, если нужно сбросить этот стиль, в этом же разделе выбирайте “Сбросить стили”,

Редактирование в офлайн-режиме

Перед работой с Google Docs рекомендуем сразу активизировать функцию “Работа оффлайн”. Это удобно для тех, кто постоянно работает в Google Docs. Функция позволяет работать с документом в автономно режиме: создавать новые файлы, редактировать имеющиеся и пр. При подключении к Интернету все изменения будут сохранены. 

Активировать функцию можно на сайте Google Drive в настройках.

Функции Google Docs для работы с изображениями

Google Docs может не просто загрузить картинки и фотографии с ПК. Есть еще много интересных функций. Рассмотрим подробнее. 

Искать картинки из Google внутри Google Docs

Гугл Докс настолько удобный софт, что в нем можно работать не отвлекаясь на поиск информации в браузере. Например, вам нужно вставить картинку из Интернета. Вы просто заходите в “Вставка”— “Изображение”— “Найти в Интернете”. В поисковой строке пишите ключевое слово. Готово. 

Сделать снимок камерой или смартфоном

Чтобы вставить фотографию со своего смартфона в документ, просто откройте Google Docs в телефоне, нажмите на “+” (верхнее меню) и выберите “Вставить фото”. Проще уже некуда. 

Добавлять изображения перетаскиванием

Еще один простой вариант добавить фото в текст. Достаточно зайти на сайт, с которого вы собираетесь взять фото, нажать на него левой кнопкой и начать перетаскивать в документ. Вам даже не надо вручную переключать между вкладками. Когда вы наведете фотографией на Google Docs, документ автоматически откроется и картинка вставляется в него. 

Редактировать изображения внутри документа

Удобно и то, что вставленное изображение можно редактировать прямо в документе. Например, изменить цвет, обрезать, сделать более ярким и добавить контрастность. Просто выделите изображение, и правой кнопкой мышки выбираете “Параметры изображения”. Справа откроется меню, где можно редактировать изображение. 

Приемы в Google Docs для работы с большими документами

Разработчики Google Docs предлагают несколько полезных и удобных функций как для просмотра, так и для редакции объемных документов. 

Вставлять содержание документа

Для работы с рефератами, дипломами, инструкциям и т.д. в Google Docs есть функция “Вставка содержания”. При этом вам не нужно вручную его писать. Сам Google Docs формирует содержание на основе ваших заголовков (Н1, Н2, Н3 и т.д.)

Отображать структуру документа

Слева до документа есть значок списка. Если вы на него нажмете, то перед вами появится структура документа. Это позволит быстро переключаться между разделами дока.

Сделать ссылку на раздел или фрагмент документа

Если необходимо отправить ссылку на определенный раздел документа, сперва вставьте закладку в нужную часть. Для этого нажмите “Вставка”-”Закладка”. Выберите слово “ссылка”. В адресной строке документа появится указание на ссылку  —  bookmark. Копируйте всю ссылку и отправляйте адресату. 

Применяйте закладки в документе

Как вы поняли, закладка нужна для упрощения командной работы. Например, вам нужно отправить на редакцию определенную страницу. Чтобы не писать номер страницы и конкретный абзац, достаточно просто поставить на него закладку и ссылку отправить коллеге.

Закладка вставляется через меню “Вставка”-”Закладки”. С левой стороны появится голубой флажок.

Работа с диаграммами

В меню ”Вставка” в пункте “Диаграмма” можно выбрать подходящий вид диаграммы. Например, столбчатую, круговую, линейчатую, график. Разработчики задумали так, что непосредственная работа с диаграммами ведется в Гугл Таблицах. Это значит, что одновременно с графиком/диаграммой появляется и новый файл. В нем вы можете менять значения и задавать необходимые параметры. Как только вы завершили настройки в Гугл Таблице, обновите свой документ. В него добавится график. Если вы удалите диаграмму в таблице, то в документе она превратится в простой рисунок. 

Конвертирование Word документов и распознавание текста из PDF файлов в Google Docs

В свой документ в Google Docs вы можете загрузить файлы различных форматов. Например, PDF и Word. Они открываются как обычный Google документ. Вы можете смело редактировать его. К слову, если вам нужно скачать свой документ на компьютер, то вы можете сделать это в разных форматах: 

• PDF;
• RTX;
• WORD;
• TXT;
• ZIP-архив;
• HTML.

Плагины для Гугл Докс

В магазине Google вы сможете скачать полезные плагины для Гугл Документов.  Конечно, каких-то специальных или обязательных нет, но полезные вы точно найдете.

Например, как мы уже говорили выше, Google Docs Offline. Расширение позволяет работать с документом без доступа в Интернет. Также можно добавить плагин, который проверяет текст на орфографические и синтаксические ошибки — LanguageTool.

Все плагины, которые добавляются вы сможете найти в разделе “Дополнения”.

Вопросы и ответы

Как работать оффлайн в Google Docs?

Для работы оффлайн установите расширение Google Docs Offline в браузере Chrome и настройте синхронизацию документов для работы без подключения к Интернету.

Можно ли импортировать и экспортировать документы в форматах, отличных от Google Docs?

Да, вы можете импортировать и экспортировать документы в различных форматах, таких как PDF, Microsoft Word и другие. Используйте опции в меню “Файл” для этого.