Как выбрать таск-менеджер: рекомендации и топ популярных менеджеров задач

Чтобы задача была выполнена в срок, нужно грамотно все распланировать. И не важно, будь это празднование дня рождения или работа над важным проектом. Чтобы все прошло гладко, необходимо иметь четкую структуру всего процесса. В этом деле может помочь таск-менеджер — незаменимый инструмент для планирования ежедневных задач.

В этой статье мы расскажем, что же это такое таск-менеджер и как им пользоваться. 

Что такое таск-менеджер и зачем он нужен?

Начнем с определения. Таск-менеджер — это программа, направленная на эффективное управление проектами. С его помощью можно делегировать задачи и контролировать их выполнения. Многим хватает и работы в Google-документах или привычных мессенджерах, но это не всегда удобно и, как правило, приводит к путанице. Крупным компаниям (10-100 сотрудников), где регулярно выполняются десятки задач, такой вариант в принципе не подойдет. Из этой статьи вы сами сделаете вывод почему опытные руководители выбирают именно таск-менеджеры.

Преимущества использования таск-менеджера

Чтобы упростить рабочие процессы, достаточно внедрить менеджер задач: все процессы станут проще, а эффективность работы возрастет. 

В чем же преимущества этого софта?

Грамотное планирование

Самое первое и явное преимущество в том, что таск-менеджер помогает удобно планировать работу с учетом загруженности отделов и сотрудников. Становится сразу видно, сколько времени занимает тот или иной этап, когда нужно приступить к новому заданию и пр. 

Собрав всю информацию в одном месте, систематизировав и представив в удобном месте, сотрудникам будет сложно что-то перепутать или в принципе упустить. Кроме того, если планы резко меняются, то в менеджере задач можно указать это, тем самым уведомив весь коллектив. 

Централизованное управление проектами

Еще одно преимущество в том, что руководитель может раздавать задачи сотрудникам, расставляя приоритеты по ним. Кроме того, весь процесс выполнения задачи контролируется. Также можно оставлять комментарии, назначать метки, просматривать отчёты и при необходимости прикреплять файлы. 

Контроль загруженности

Руководитель может отслеживать загруженность сотрудников. При необходимости задачи делегируются другому члену команды. Если оплата труда зависит от выработки, то таск-менеджер поможет оценить результативность отдельных сотрудников. 

Эффективная коммуникация

Вместе с менеджером задач, можно осуществлять коммуникацию внутри команды или между различными отделами. В планере легко увидеть, когда сотрудник приступил к работе, на каком этапе находится и сколько времени потребуется на выполнение всей задачи или отдельного этапа.  

В таск-менеджере можно оставлять комментарии, добавлять новых сотрудников и т.д. 

Экономия времени

Когда в одном облачном пространстве собраны все задачи — работа идет быстро и слаженно. Именно централизация управления и возможность автоматизации помогает сэкономить время. 

Как выбрать менеджер задач для команды

В целом можно сказать, что основной функционал у всех таск-менеджеров одинаковый. Однако существуют некоторые возможности, которые доступны не во всех софтах. Например, диаграмма Ганта, которая позволяет получить график работ с отображением задач в виде горизонталей. Если вашей компании нужно что-то особое, то изучайте характеристики таск-менеджера и подбирайте оптимальный. 

Но при этом есть некий ряд требований, на которые нужно обратить внимание, выбирая планировщика задач для своей компании. Рассмотрим немного подробнее. 

Удобство и простота

В первую очередь программа должна быть понятной и простой. Чтобы сотрудникам не пришлось полгода учится пользоваться сервисом. Хороший такс-менеджер можно освоить (конечно не на все 100%) за 10-15 минут. Если это время растет, лучше попробовать что-то другое. 

Уведомления

Чтобы не пропустить самое важное, обратите внимание на наличие автоматических оповещений. В идеале, сотрудники должны получать оповещение не только на почту, но и в мессенджер.

Виды представления задач

В зависимости от программы, задачи могут быть представлены в виде диаграммы Ганта, календаря или на канбан-доске. Решайте, что именно вам и вашей команде нужно.

Интеграции

Чтобы расширить функционал таск-менеджера, выбирайте тот, который имеет интеграцию с такими сервисами:

• Zoom;
• Slak;
• Google диск и календарь;
• Dropbox и др.

Если вашей команде нужен конкретный сервис, то изучите характеристики менеджера задач и убедитесь, что он там есть.

Создание отчетов

Для быстро и простого оценивания прогресса и эффективности работы сотрудников/отдела, выбирайте сервис, где отчет отображается на дашборде.

Ценовая политика

Есть сервисы с одинаковым функционалом, но один платный, а второй — нет. Тогда вопрос: “Зачем платить?”  

Многие разработчики предлагают урезанный функционал за меньшую стоимость. Если вашей команде его достаточно, то и нет смысла выбирать дорогостоящий тариф. 

Лучшие таск-менеджеры

Ниже рассмотрим лучшие менеджеры планирования, которые пользуются огромным спросом как среди малого, так и среди крупного бизнеса. 

Trello

Отличный инструмент для совместной работы над проектами в формате канбан-досок. Пользователю доступен веб-сервис а также возможность установить на свой смартфон или ПК/ноутбук. 

Разработчик предлагает бесплатный доступ с ограничением до 10 досок. В платной версии их количество бесконечно. На доску пользователь может добавить карточки и внутри них создавать чек-листы, указав ответственного человека и срок выполнения задачи.

Преимущество в том, что в карточки Трелло можно прикреплять вложения, загруженные с ПК или Google Диска, Dropbox и OneDrive.

Премиум версия стоит $10.

GanttPro

Вся отчетность в данном менеджере представлена в виде диаграммы Ганта. При желании можно преобразовать информацию в канбан-доску или обычный список. Есть приложение на iOS и Android.

Сервис простой и удобный. Руководитель проекта можно отслеживать прогресс работы и вести учет времени и загрузки. Также можно контролировать и сроки выполнения задачи.

Из фишек — отчет с анализом затраченного времени и бюджета. Кроме того, можно просматривать историю изменений (достаточно актуально, если много сотрудников) и восстановления нужной версии.

Имеется функция автопланирования и каскадная сортировка в хронологическом порядке.

Говоря об интеграции, то она доступна с такими сервисами:

• MS Teams;
• Jira Cloud;
• Slack;
• Google Диск.

Стоимость: от $7,99 до $19,99

Jira

Этот вариант подойдет тем, чья команда занимается разработкой ПО. Также можно использовать и маркетологам и продажникам.  Имеются интересные шаблоны, которые легко настраиваются. Работать можно, через смартфон. Для этого достаточно скачать приложение на свой гаджет. Количество досок неограниченно.

Имеется более 3000 интеграций, приложений и удобных плагинов (Slack, Zendesk, GitHub, Trello, Microsoft Teams, Google Sheets). Разработчик предлагает бесплатную пробную версию на 30 дней. После, придется заплатить: от $7,50 до $14,5

Todoist

Хороший, а главное удобный таск-менеджер для работы в едином пространстве. К нему можно подключать почту, календарь и файлы. Можно использовать для личных целей, а также для организации работы целой команды людей. 

Есть как десктопная версия, так и приложение на Android и iOS. Кстати, можно настроить оповещения на смарт-часы. Так вы точно ничего не упустите. 

При желании можно использовать шаблоны и настраивать собственные  списки задач. Имеется функция голосовых заметок. 

SendPulse

Наверняка вы знакомы с CRM SendPulse. Теперь у них появился таск-трекер. Руководитель может легко добавить задачи команде и управлять ими.

Все задачи представлены в формате канбан-доски или списка. Пользователю доступно два борда с тремя колонками:

• To Do.
• In progress.
• Done.

В ходе выполнения задачи можно менять ее статус. В карточке задачи также можно назначить ответственных и наблюдателя. Устанавливаются сроки выполнения и приоритет. За 5 минут разобраться с этим таск-менеджером не получиться, но при этом он легко осваивается даже теми, кто никогда не работал с подобными сервисами.

Worksection

Достаточно популярный вариант для управления задачами с простым и понятным интерфейсом. Пользователям доступны:

• канбан-доски;
• тайм-трекер;
• информативный дашборд;
• метки;
• статус;
• диаграмма Ганта
• интеграция с GoogleDocs, Slack, Telegram и CRM-системами пр.

В режиме офлайн софт не работает.

Говоря о цене, то неограниченное количество проектов, где могут вести деятельность 50 пользователей стоит $199/месяц.

Asana

С этим облачным продуктом можно создавать неплохие списки задач и назначать исполнителей, отмечая уровень важности и описывать их сущность. Стоимость слегка завышена, где самый дорогостоящий тариф —  $30,49/месяц. При этом есть бесплатный тестовый период 30 дней.

Redmine

Этот таск-менеджер обладает следующими функциями: 

• трекинг времени;
• отчетность;
• планирование задач и назначения исполнителя;
• установка процента выполнения задачи;
• возможность сделать задачу частной, то есть видно лишь автору или исполнителю;
• различные статусы.

У софта есть множество расширений и шаблонов, а это значит, что он подойдет для любого проекта. В Интернете можно найти информацию касательно настроек данного менеджера.

WEEEK

Менеджер поддерживает английский и русский интерфейс. Работать можно через веб версию или установив на ПК или смартфон. Для команд из 5 человек достаточно бесплатной версии, для больших организаций — стоит изучить тарифные планы софта.

В этом таск-менеджере есть три вида планирования задач:

• списки;
• доски;
• недельный календарь.

Работать с софтом просто и понятно. Есть гибкие настройки. Кроме того, существует возможность выбрать, как и куда получать уведомления.

Flow

Сразу к минусам — только английский интерфейс. Первый месяц бесплатный, дальше от $6 за месяц (но только при годовой оплате). Удобный таск-менеджер поможет пользователям увидеть общую картину задач, установленные сроки, имена членов команды и ответственных за то или иное задание. 

Пользователи могут создавать и назначать  задачи, добавлять метки, теги и пр. На самом деле Флоу не решает проблемы управления, он просто упрощает рабочий процесс и помогает выставлять приоритеты задачам. 

Доступные функции:

• управление сроками;
• календарь;
• шаблоны проектов;
• канбан-доски;
• пользовательские темы и т.д.

Wrike

Этот таск-менеджер считается лучшим в области управления задачами. Вместе с ним можно создавать и настраивать информационные панели, а также генерировать аналитические отчеты.

Удобно то, что имеются голосовые команды и самое главное — искусственный интеллект. Он в свою очередь отвечает на запросы и инструменты бюджетирования.

Из минусов можно отметить его стоимость, которая достигает $24.8 за месяц, правда есть14-дневная пробная версия. Также в настройках сервиса сложно разобрать. При этом техническая поддержка отвечает очень медленно. 

Выбирая таск-менеджер для себя и своей команды обращайте внимание на его функционал. В идеале, чтобы все сотрудники потестили выбранный софт, чтобы оценить его сложность и возможности. Только потом можно оформлять годовую (или месячную) подписку.

Вопросы и ответы

Какие дополнительные функции стоит учитывать при выборе таск-менеджера?

Важными могут быть функции напоминаний, приоритетов задач, уведомлений и возможность добавления вложений.

Как провести выбор между несколькими таск-менеджерами?

Попробуйте несколько приложений, сравните их функциональность и выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Могу ли я использовать несколько таск-менеджеров одновременно?

Да, вы можете использовать несколько таск-менеджеров для разных целей, например, один для работы и другой для личных задач.