Як вибрати таск-менеджер: рекомендації та топ популярних менеджерів завдань

Щоб завдання було виконано вчасно, потрібно все грамотно розпланувати. І не важливо, чи це святкування дня народження чи робота над важливим проектом. Щоб усе пройшло гладко, потрібно мати чітку структуру всього процесу. У цій справі допоможе таск-менеджер — незамінний інструмент для планування щоденних завдань.

У цій статті ми розповімо, що це таке таск-менеджер і як ним користуватися.

Що таке таск-менеджер і навіщо він потрібний?

Почнемо з визначення. Таск-менеджер це програма, спрямована на ефективне управління проектами. З його допомогою можна делегувати завдання та контролювати їх виконання. Багатьом вистачає роботи в Google-документах або звичних месенджерах, але це не завжди зручно і, як правило, призводить до плутанини. Великим компаніям (10-100 співробітників), де регулярно виконуються десятки завдань, такий варіант, в принципі, не підійде. З цієї статті ви самі зробите висновок, чому досвідчені керівники обирають саме таск-менеджери.

Переваги використання таск-менеджера

Щоб спростити робочі процеси, достатньо впровадити менеджер завдань: усі процеси стануть простішими, а ефективність роботи зросте.

У чому переваги цього софту?

Грамотне планування

Найперша і очевидна перевага в тому, що таск-менеджер допомагає зручно планувати роботу з урахуванням завантаженості відділів та співробітників. Стає відразу видно, скільки часу займає той чи інший етап, коли потрібно приступити до нового завдання та ін.

Зібравши всю інформацію в одному місці, систематизувавши та представивши у зручному місці, співробітникам буде складно щось переплутати або в принципі упустити. Крім того, якщо плани різко змінюються, то в менеджері завдань можна вказати це, тим самим повідомивши весь колектив.

Централізоване управління проектами

Ще одна перевага в тому, що керівник може роздавати завдання співробітникам, розставляючи пріоритети щодо них. З іншого боку, весь процес виконання завдання контролюється. Також можна залишати коментарі, призначати мітки, переглядати звіти та за необхідності прикріплювати файли.

Контроль завантаженості

Керівник може відстежувати завантаженість працівників. За потреби завдання делегуються іншому члену команди. Якщо оплата праці залежить від виробітку, то таск-менеджер допоможе оцінити результативність окремих співробітників.

Ефективна комунікація

Разом з менеджером завдань можна здійснювати комунікацію всередині команди або між різними відділами. У планері легко побачити, коли співробітник приступив до роботи, на якому етапі знаходиться і скільки часу потрібно на виконання всього завдання або окремого етапу.

У таск-менеджері можна залишати коментарі, додавати нових співробітників тощо.

Економія часу

Коли в одному хмарному просторі зібрані всі завдання, робота йде швидко і злагоджено. Саме централізація управління та можливість автоматизації допомагає заощадити час.

Як вибрати таск-менеджер завдань для команди

Загалом можна сказати, що основний функціонал у всіх таск-менеджерів однаковий. Однак є деякі можливості, які доступні не у всіх софтах. Наприклад, діаграма Ганта, яка дозволяє отримати графік робіт із відображенням завдань у вигляді горизонталей. Якщо вашій компанії потрібно щось особливе, вивчайте характеристики таск-менеджера і підбирайте оптимальний.

Але при цьому є певна низка вимог, на які потрібно звернути увагу, обираючи планувальника завдань для своєї компанії. Розглянемо трохи докладніше.

Зручність та простота

Насамперед програма має бути зрозумілою та простою. Щоб співробітникам не довелося півроку вчиться користуватись сервісом. Хороший таск-менеджер можна освоїти (звісно не на всі 100%) за 10-15 хвилин. Якщо цей час зростає, краще спробувати щось інше.

Повідомлення

Щоб не пропустити найважливіше, зверніть увагу на наявність автоматичних оповіщень. В ідеалі, співробітники повинні отримувати сповіщення не лише на пошту, а й у месенджер.

Види подання завдань

Залежно від програми завдання можуть бути представлені у вигляді діаграми Ганта, календаря або на канбан-дошці. Вирішуйте, що саме вам та вашій команді потрібно.

Інтеграція

Щоб розширити функціонал таск-менеджера, вибирайте той, який має інтеграцію з такими сервісами:

• Zoom;
• Slak;
• Google диск та календар;
• Dropbox та ін.

Якщо вашій команді потрібен конкретний сервіс, вивчіть характеристики менеджера завдань і переконайтеся, що він там є.

Створення звітів

Для швидкого та простого оцінювання прогресу та ефективності роботи співробітників/відділу, вибирайте сервіс, де звіт відображається на дашборді.

Цінова політика

Є послуги з однаковим функціоналом, але один платний, а другий – ні. Тоді питання: “Навіщо платити?”

Багато розробників пропонують урізаний функціонал за меншу вартість. Якщо вашій команді його достатньо, то немає сенсу вибирати дорогий тариф.

Найкращі таск-менеджери

Нижче розглянемо найкращі менеджери планування, які мають величезний попит як серед малого, так і серед великого бізнесу.

Trello

Відмінний інструмент для співпраці над проектами у форматі канбан-дощок. Користувачеві доступний веб-сервіс і можливість встановити на свій смартфон або ПК/ноутбук.

Розробник пропонує безкоштовний доступ до 10 дощок. У платній версії їх кількість нескінченна. На дошку користувач може додати картки і всередині них створювати чек-листи, вказавши відповідальну людину та термін виконання завдання.

Перевага в тому, що у картки Трелло можна прикріплювати вкладення, завантажені з ПК або Google Диску, Dropbox та OneDrive.

Преміум версія коштує $10.

GanttPro

Уся звітність у цьому менеджері представлена як діаграми Ганта. За бажанням можна перетворити інформацію на канбан-дошку або звичайний список. Є додаток на iOS та Android.

Сервіс простий та зручний. Керівник проекту можна відстежувати прогрес роботи та вести облік часу та завантаження. Також можна контролювати терміни виконання завдання.

З фішок — звіт із аналізом витраченого часу та бюджету. Крім того, можна переглядати історію змін (досить актуально, якщо багато співробітників) та відновлення потрібної версії.

Є функція автопланування та каскадне сортування у хронологічному порядку.

Говорячи про інтеграцію, вона доступна з такими сервісами:

• MS Teams;
• Jira Cloud;
• Slack;
• Google Диск.

Вартість: від $7,99 до $19,99

Jira

Цей варіант підійде тим, чия команда займається розробкою програмного забезпечення. Також можна використовувати маркетологам і продажникам. Є цікаві шаблони, які легко налаштовуються. Працювати можна через смартфон. Для цього достатньо завантажити програму на свій гаджет. Кількість дощок необмежена.

Є більше 3000 інтеграцій, додатків та зручних плагінів (Slack, Zendesk, GitHub, Trello, Microsoft Teams, Google Sheets). Розробник пропонує безкоштовну пробну версію на 30 днів. Після цього доведеться заплатити: від $7,50 до $14,5

Todoist

Хороший, а головне, зручний таск-менеджер для роботи в єдиному просторі. До нього можна підключати пошту, календар та файли. Можна використовувати для особистих цілей, а також для роботи цілої команди людей.

Є як десктопна версія, так і програма на Android та iOS. До речі, можна налаштувати оповіщення на смарт-годинник. Так ви точно нічого не проґавите.

За бажанням можна використовувати шаблони та налаштовувати власні списки завдань. Є функція голосових нотаток.

SendPulse

Напевно, ви знайомі з CRM SendPulse. Тепер у них виник таск-трекер. Керівник може легко додати завдання команді та керувати ними.

Усі завдання представлені у форматі канбан-дошки чи списку. Користувачеві доступно два борди з трьома колонками:

• To Do.
• In progress.
• Done.

У ході виконання завдання можна міняти її статус. У картці завдання також можна призначити відповідальних та спостерігача. Встановлюються терміни виконання та пріоритет. За 5 хвилин розібратися з цим таск-менеджером не вийде, але при цьому він легко освоюється навіть тими, хто ніколи не працював із подібними сервісами.

Worksection

Досить популярний варіант для керування завданнями з простим та зрозумілим інтерфейсом. Користувачам доступні:

• канбан-дошки;
• тайм-трекер;
• інформативний дашборд;
• мітки;
• статус;
• діаграма Ганта
• інтеграція з GoogleDocs, Slack, Telegram та CRM-системами ін.

У режимі офлайн софт не працює.

Говорячи про ціну, то необмежену кількість проектів, де можуть вести діяльність 50 користувачів, коштує $199/місяць.

Asana

З цим хмарним продуктом можна створювати непогані списки завдань та призначати виконавців, відзначаючи рівень важливості та описувати їхню сутність. Вартість трохи завищена, де найдорожчий тариф — $30,49/місяць. Є безкоштовний тестовий період 30 днів.

Redmine

Цей таск-менеджер має такі функції:

• трекінг часу;
• звітність;
• планування завдань та призначення виконавця;
• встановлення відсотка виконання завдання;
• можливість зробити завдання приватним, тобто видно лише автору чи виконавцю;
• різні статуси.

Софт має безліч розширень і шаблонів, а це означає, що він підійде для будь-якого проекту. В Інтернеті можна знайти інформацію щодо налаштувань даного менеджера.

WEEEK

Менеджер підтримує англійський та російський інтерфейс. Працювати можна через веб-версію або встановивши на ПК чи смартфон. Для команд із 5 осіб достатньо безкоштовної версії, для великих організацій варто вивчити тарифні плани софту.

У цьому таск-менеджері є три види планування завдань:

• списки;
• дошки;
• тижневий календар.

Працювати із софтом просто і зрозуміло. Є гнучкі налаштування. Крім того, існує можливість вибрати, як і куди отримувати сповіщення.

Flow

Відразу до мінусів – лише англійський інтерфейс. Перший місяць безкоштовний, далі від $6 за місяць (але лише при річній оплаті). Зручний таск-менеджер допоможе користувачам побачити загальну картину завдань, встановлені терміни, імена членів команди та відповідальних за те чи інше завдання.

Користувачі можуть створювати та призначати завдання, додавати мітки, теги тощо. Насправді Флоу не вирішує проблеми управління, він просто спрощує робочий процес та допомагає виставляти пріоритети завданням.

Доступні функції:

• управління термінами;
• календар;
• шаблони проектів;
• канбан-дошки;
• теми користувача і т.д.

Wrike

Цей таск-менеджер вважається найкращим у галузі управління завданнями. Разом з ним можна створювати та налаштовувати інформаційні панелі, а також генерувати аналітичні звіти.

Зручно, що є голосові команди і найголовніше — штучний інтелект. Він у свою чергу відповідає на запити та інструменти бюджетування.

З мінусів можна відзначити його вартість, яка досягає $24.8 за місяць, щоправда є 14-денна пробна версія. Також у налаштуваннях сервісу складно розібрати. У цьому технічна підтримка відповідає дуже повільно.

Вибираючи таск-менеджер для себе та своєї команди, звертайте увагу на його функціонал. В ідеалі, щоб усі співробітники потестили обраний софт, щоб оцінити його складність та можливості. Тільки потім можна оформлювати річну (або місячну) передплату.

Питання та відповіді

Які додаткові функції варто враховувати під час вибору таск-менеджера?

Важливими можуть бути функції нагадувань, пріоритетів завдань, повідомлень та можливість додавання вкладень.

Як провести вибір між кількома таск-менеджерами?

Спробуйте кілька програм, порівняйте їх функціональність та виберіть той, який найкраще відповідає вашим потребам.

Чи можу я використати кілька таск-менеджерів одночасно?

Так, ви можете використовувати кілька таск-менеджерів для різних цілей, наприклад, один для роботи та інший для особистих завдань.