Що таке ERP система і які її плюси для бізнесу

У сучасному динамічному світі успіх компанії безпосередньо залежить від злагодженої роботи всіх її відділів. Саме тут на допомогу приходять ERP-системи – комплексні програмні рішення, що об’єднують в єдиному інформаційному просторі всі бізнес-процеси підприємства.

У цій статті розглянемо що це таке і як це працює в реальному світі.

Що таке ERP-система

ERP (Enterprise Resource Planning) – це програмне забезпечення, призначене для інтеграції та управління всіма основними бізнес-процесами підприємства.

Простіше кажучи: ERP-система – це єдина платформа, яка об’єднує в собі інформацію та функції з різних відділів компанії, як-от: фінанси та бухгалтерія, виробництво, продажі та маркетинг, ланцюжки поставок, управління персоналом.

ERP-системи можуть використовуватися компаніями будь-якого розміру, але вони особливо корисні для великих і середніх підприємств.

Історія

Витоки ERP-систем можна простежити до 1960-х років, коли з’явилися перші системи матеріального планування (MRP). MRP допомагали компаніям керувати запасами і планувати виробництво.

У 1980-х роках MRP було розширено до систем планування виробничих ресурсів (MRP II), які включали додаткові функції, як-от планування кадрів і фінансів.

Термін “ERP” був уперше введений 1990 року аналітиком компанії Gartner. ERP-системи об’єднували MRP II з іншими бізнес-функціями, як-от бухгалтерський облік, управління ланцюжками поставок і управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM).

Перші комерційні ERP-системи з’явилися на початку 1990-х років. Ці системи були розроблені для великих підприємств і були дуже дорогими.

З розвитком технологій ERP-системи стали доступнішими для компаній середнього та малого бізнесу.

Сьогодні ці системи використовуються компаніями всіх розмірів у всіх галузях промисловості.

Хронографія:

• 1960-ті роки: Поява систем MRP.
• 1980-ті роки: Розширення MRP до систем MRP II.
• 1990 рік: Введення терміна “ERP”.
• Початок 1990-х років: Поява перших комерційних ERP-систем.
• 2000-ті роки: ERP-системи стають доступнішими для компаній середнього та малого бізнесу.
• 2010-ті роки: Поява хмарних ERP-систем.
• 2020-ті роки: ERP-системи інтегруються зі штучним інтелектом (ШІ) і машинним навчанням (ML).

ERP-системи постійно розвиваються, щоб відповідати мінливим потребам бізнесу.

Складові ERP-системи

ERP-системи, або системи планування ресурсів підприємства, є комплексними програмними рішеннями, що дають змогу компаніям інтегрувати й оптимізувати всі ключові бізнес-процеси. Ці системи, подібно до надійного остову, об’єднують різні компоненти, кожен з яких відіграє свою важливу роль у досягненні цілей організації.

Платформа

Платформа ERP-системи – це основа, на якій будуються всі інші компоненти. Вона забезпечує інфраструктуру для зберігання, оброблення та обміну даними, а також інструменти для розроблення та розгортання застосунків.

Платформа ERP-системи може бути:

• Локальною: встановлена на серверах компанії.
• Хмарною: розміщена в хмарі у стороннього постачальника.

Вибір типу платформи залежить від розміру компанії, її бюджету та ІТ-інфраструктури.

Модулі

Модулі являють собою функціональні блоки, що підтримують конкретні бізнес-процеси. Вони можуть бути інтегрованими, працюючи разом як єдина система, або модульними, функціонуючи незалежно один від одного.

Найпоширеніші модулі включають:

• Фінанси та бухгалтерія: управління рахунками, ведення бухгалтерського обліку, складання бюджетів тощо.
• Виробництво: планування, управління запасами, контроль якості тощо.
• Продажі та маркетинг: управління замовленнями, CRM, ціноутворення, маркетингові кампанії тощо.
• Ланцюжки поставок: управління закупівлями, інвентаризацією, складуванням і доставкою.
• Управління персоналом: управління кадрами, розрахунок заробітної плати, навчання і розвиток, управління продуктивністю тощо.

Компанія може вибирати потрібні їй модулі залежно від своїх потреб. Крім модулів, ЕРП-системи включають базу даних (зберігання всіх даних), призначений для користувача інтерфейс (взаємодія з системою) та інструменти інтеграції (зв’язок з іншими системами).

ERP скільки рівнів

ERP-системи бувають дуже різними. Щоб краще орієнтуватись, їх умовно поділяють на три рівні за критерієм розміру компанії.

ERP першого рівня

Якщо ви цікавитеся ERP скільки рівнів і ви велика, розгалужена компанія з річним доходом понад 500 000 млн $ — обирайте перший рівень.

Особливості:

• охоплюють всі процеси підприємства;
• глибоко налаштовуються під бізнес;
• мають довгий та дорогий цикл впровадження;
• вимагають IT-команди для запуску та підтримки;
• використовують новітні розробки.

Приклад: Microsoft Dynamics 365¹

Що, якщо ваша ERP-система не диктує правила, а підлаштовується під вас? Це і є суть Microsoft Dynamics 365. Ця система — не моноліт, а конструктор. Обираєте потрібні програми та збираєте свою ERP. Управління поставками, фінанси, commerce, проєкти, HR – кожен модуль можна налаштувати, доповнити, інтегрувати.

1. What is Dynamics 365? // Microsoft

ERP другого рівня

Для компаній середнього розміру, керівники яких хочуть дізнатися ERP скільки рівнів, ми рекомендуємо системи другого рівня.

Особливості:

• впроваджуються дешевше та швидше, ніж перший рівень;
• не вимагають свого ІТ-відділу для обслуговування;
• найчастіше мають модульний характер;
• зберігають можливість кастомізації та масштабування.

Приклад: Oracle NetSuite²

Хмарна система ERP. Розробники наголошують, що їх продукт — про високу адаптивність, прозорість та контроль. Бухоблік, продажі, обслуговування клієнтів, ланцюжок постачань, HR та інші модулі — повний набір додатків для бізнесу, що зростає. Є вбудований ШІ для більш ефективної роботи. Раз на два роки виходять оновлення із новими функціями. Особлива методологія SuiteSuccess дозволяє швидко запуститися, а потім розширювати функціонал під потреби бізнесу, що зростають.

ERP третього рівня

Рішення для невеликих компаній чи спеціалізовані системи під певні ніші.

Особливості:

• можуть налаштовуватися без IT-фахівців;
• впроваджуються дешевше та швидше, ніж ERP 1 та 2 рівнів;
• масштабуються та кастомізуються обмежено;
• мають не найнадійніші системи безпеки.

Приклад: QuickBooks3

Бухгалтерська програма для малого та середнього бізнесу. Управління фінансами, нарахування ЗП, контроль запасів — функціонал менш широкий, ніж у попередніх. У QuickBooks3 бухгалтер може налаштувати фінансову звітність, інтегрувати рахунки-фактури та платежі, розраховувати податок із продажу. Це один із тих додатків, які допомагають молодим бізнесам налагодити початкову автоматизацію. Базовий план — лише 78 гривень/місяць.

1. QuickBooks Accounting Software

Тепер ви знаєте, ERP скільки рівнів. Але якщо все ще не ясно, яку систему обрати для своєї компанії, звертайтеся до Brainlab. Ми допоможемо підібрати та впровадити ERP, у якій буде лише потрібний функціонал на даному етапі розвитку бізнесу. Ви отримаєте максимум ефективності без переплат. А якщо потрібно — розробимо для вас систему під ключ.

Для чого використовується ERP-система

В основі системи лежить платформа, що забезпечує інфраструктуру для зберігання й оброблення даних, а також інструменти для розроблення та розгортання застосунків. Функціональні блоки – модулі — підтримують конкретні бізнес-процеси, як-от фінанси, виробництво, продажі, ланцюжки постачань і управління персоналом.

Єдина база даних забезпечує точність, актуальність і оперативний доступ до інформації, а гнучкість системи дає змогу адаптуватися до змін ринку. ERP-рішення оптимізують складні бізнес-процеси, підвищуючи ефективність, скорочуючи витрати, покращуючи якість продукції та обслуговування клієнтів, роблячи компанії більш конкурентоспроможними.

Суть єдиної бази даних: як вести контроль і управління з точністю та оперативністю

В основі ERP-системи лежить єдина база даних, де зберігається вся інформація про діяльність компанії. Це дає змогу централізовано контролювати й управляти всіма бізнес-процесами.

Єдина база даних забезпечує:

• Точність і актуальність даних: інформація знаходиться в одному місці, гарантуючи її достовірність.
• Оперативний доступ до інформації: користувачі швидко отримують доступ до необхідних даних.
• Простоту аналізу даних: єдина база даних спрощує аналіз інформації та виявлення закономірностей.

Гнучкість у роботі компанії з урахуванням змін ринку

ERP-системи вирізняються гнучкістю і масштабованістю. Це дає змогу легко адаптувати їх до мінливих потреб бізнесу.

Гнучкість забезпечує:

• Швидке реагування на зміни ринку: компанії можуть оперативно коригувати бізнес-процеси, щоб відповідати новим вимогам.
• Впровадження нових технологій: інтеграція нових технологій в ERP-системи не викликає проблем.
• Розширення бізнесу: ERP-системи легко масштабуються в міру зростання компанії.

Що означає ERP-рішення у складних бізнес-процесах

Ці системи можуть допомогти компаніям оптимізувати складні бізнес-процеси, такі як:

• Управління ланцюгами постачань: ERP-системи оптимізують управління ланцюгами постачань, скорочуючи терміни виконання замовлень, знижуючи витрати і підвищуючи якість продукції.
• Управління виробництвом: оптимізація управління виробництвом за допомогою ERP-систем призводить до скорочення витрат, підвищення продуктивності та поліпшення якості продукції.
• Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM): ERP-системи інтегруються з CRM-системами, підвищуючи ефективність роботи з клієнтами, збільшуючи продажі та лояльність клієнтів.

Чим відрізняються ЕРП-системи від інших прикладних рішень

ERP-системи часто плутають з іншими бізнес-додатками, але їхня головна відмінність полягає в комплексності. Вони об’єднують у собі функціонал різних застосунків, як-от бухгалтерія, управління виробництвом, взаємовідносинами з клієнтами, управління ланцюжками поставок і управління персоналом. На відміну від інших додатків, ЕРП інтегрує всі ці функції в одну систему.

Переваги порівняно з іншими системами:

• Єдиний огляд бізнесу, що допомагає приймати обґрунтовані рішення.
• Підвищення ефективності завдяки автоматизації та оптимізації бізнес-процесів.
• Поліпшення якості даних завдяки єдиній базі даних.
• Підвищення конкурентоспроможності компанії.

ERP-системи можуть бути адаптовані до компаній будь-якого розміру та інтегровані з іншими системами бізнесу.

Які відділи можна оптимізувати за допомогою ERP?

Оптимізація роботи основних відділів компанії – мета цієї системи. Таким чином підвищується їхня ефективність і взаємодія.

Розглянемо кілька прикладів.

Торгівля

ERP-система автоматизує приймання, обробку та виконання замовлень, знижуючи кількість помилок і підвищуючи швидкість доставки. ЕРП зберігає всю інформацію про клієнтів у єдиній базі даних, що дає змогу менеджерам з продажу краще розуміти їхні потреби та пропонувати більш персоналізовані послуги.

Крім того, ERP-система допомагає оптимізувати ціноутворення продукції з урахуванням різних факторів, таких як собівартість, попит і конкуренція.

Фінанси

Окремо варто відзначити й автоматизацію багатьох бухгалтерських завдань. Наприклад, ведення обліку рахунків, складання звітності та оподаткування. Система також дає змогу планувати і контролювати бюджети компанії.

ERP-система надає інструменти для аналізу фінансових даних компанії, і допомагає керувати грошовими потоками компанії, оптимізуючи витрати і доходи.

Управління персоналом

ERP-система автоматизує багато завдань з управління кадрами. Йдеться про прийом на роботу, звільнення, оформлення документів і розрахунок заробітної плати.

Ця розумна система дає змогу планувати і проводити програми навчання та розвитку співробітників. А також надає керівництву інструменти для оцінки та моніторингу продуктивності співробітників.

Виробництво

Очевидно, що ця система дає змогу планувати виробництво з урахуванням попиту, наявності матеріалів і виробничих потужностей. Це допомагає оптимізувати управління запасами матеріалів і готової продукції.

Крім того, впровадивши систему ЕПР можна бути спокійним у питанні якості. Це пов’язано з тим, що здійснюється контроль якості продукції на всіх етапах виробництва.

Ланцюжок поставок

Розглянемо, як системи ERР беруть участь в упряжці поставок:

• автоматизують процес закупівель товарів і послуг;
• допомагають оптимізувати управління складськими запасами;
• планують і оптимізують маршрути доставки продукції.
• допомагають підтримувати відносини з постачальниками і контролювати їхню роботу.

Типи розгортання ERP-систем

Існує кілька способів розгортання ERP-систем, кожен з яких має свої переваги та недоліки:.

Хмарна ERP-система

Хмарна ERP-система розміщується на віддалених серверах провайдера послуг.

Переваги:

• Низькі початкові витрати: немає необхідності купувати й обслуговувати серверне обладнання.
• Масштабованість: система легко масштабується в міру зростання бізнесу.
• Доступність: система доступна з будь-якої точки світу, де є інтернет.
• Оновлення: оновлення системи відбуваються автоматично.

Недоліки:

• Залежність від провайдера: компанія залежить від провайдера послуг у плані доступності та безпеки системи.
• Вартість: витрати на використання хмарної системи можуть бути вищими в довгостроковій перспективі.
• Конфіденційність: деякі компанії можуть бути стурбовані конфіденційністю даних, що зберігаються в хмарі.

Локальна ERP-система

Локальна ERP-система встановлюється на серверах компанії.

Переваги:

• Контроль: компанія має повний контроль над системою і даними.
• Безпека: дані зберігаються на серверах компанії, що забезпечує вищий рівень безпеки.
• Персоналізація: система може бути повністю налаштована відповідно до потреб бізнесу.

Недоліки теж є. Це вартість і доступність тільки з локальної мережі компанії.

Гібридна ERP-система

Очевидно, що цей варіант поєднує в собі два попередні.

Переваги:

• Гнучкість: система може бути налаштована відповідно до individual needs of the business.
• Масштабованість: система може бути легко масштабована в міру зростання бізнесу.
• Вартість: гібридна система може бути більш економічною, ніж локальна система.
• Безпека: конфіденційні дані можуть зберігатися на локальних серверах, а менш конфіденційні дані – у хмарі.

Як вибрати і впровадити ERP-систему

Таке ПЗ може значно підвищити ефективність роботи компанії, скоротити витрати, поліпшити якість продукції та обслуговування клієнтів і зробити її більш конкурентоспроможною.

Однак це складний і трудомісткий процес, до якого необхідно ретельно підготуватися.

Що важливо знати під час вибору ERP-системи

• Розмір і бюджет компанії: можуть коштувати від десятків тисяч до кількох мільйонів доларів.
• Потреби бізнесу: повинна відповідати індивідуальним потребам компанії.
• Вимоги до безпеки: повинна забезпечувати безпеку даних компанії.
• ІТ-інфраструктура компанії: ERP-система має бути сумісна з ІТ-інфраструктурою компанії.
• Досвід і кваліфікація постачальника: необхідно вибрати надійного постачальника з досвідом впровадження ERP-систем в аналогічних компаніях.
• Чітке формулювання цілей і очікуваних результатів. Важливо не просто купити ERP-систему, а поставити перед нею конкретні цілі й очікувати від неї певних результатів.

При цьому не варто зупинятися на першій-ліпшій системі.

Проведіть дослідження, порівняйте різні пропозиції, почитайте відгуки інших компаній, виберіть систему, яка найбільше відповідає вашим потребам.

Короткий огляд популярних ERP

На ринку існує безліч ERP-систем, від великих і відомих до нішевих і спеціалізованих.

Деякі з популярних ERP-систем:

• SAP: одна з найвідоміших і функціональних ERP-систем, підходить для великих і середніх компаній.
• Oracle: ще одна потужна ERP-система, підходить для великих і середніх компаній.
• Microsoft Dynamics 365: ERP-система від Microsoft, підходить для компаній усіх розмірів.
• Acumatica: хмарна ERP-система, підходить для компаній усіх розмірів.
• Odoo: ERP-система з відкритим вихідним кодом, підходить для компаній усіх розмірів.

Важливо ретельно проаналізувати всі доступні варіанти і вибрати систему, яка найбільше відповідає потребам компанії.

Помилки вибору системи планування ресурсами

Перша помилка, вона ж найпоширеніша, – неправильний вибір системи. Це може призвести до того, що система не буде використовуватися повною мірою і не виправдає інвестиції.

Ще одна поширена проблема – недостатня підготовка співробітників. Важливо розбиратися в системі, щоб вона могла ефективно використовуватися. Те саме стосується і постачальників. Вони теж повинні мати уявлення, як працює система.

Також потрібно пам’ятати, що таке ПЗ коштує грошей. Тому врахуйте бюджет, щоб не злити бюджет.

Переваги та недоліки ERP-систем

Впровадження ERP-системи може принести значні переваги для бізнесу, підвищивши його ефективність, скоротивши витрати, поліпшивши якість продукції та обслуговування клієнтів, зробивши його більш конкурентоспроможним.

Які ж плюси?

• ERP-системи дають змогу автоматизувати багато рутинних завдань, скорочуючи час і зусилля співробітників.
• Інтеграція різних відділів і підрозділів компанії, усуваючи дублювання інформації та підвищуючи ефективність взаємодії.
• Стандартизація бізнес-процесів, забезпечуючи послідовність і якість роботи.
• Скорочення часу виконання замовлень, зниження витрат на виробництво і логістику, поліпшення управління запасами.
• Підвищення продуктивності праці співробітників, поліпшення якості продукції та обслуговування клієнтів.
• ERP-системи можуть інтегруватися з іншими системами, використовуваними в компанії, такими як CRM, BI, WMS.

Важливо зазначити, що впровадження ERP-системи – це складний і трудомісткий процес, який вимагає ретельної підготовки і грамотного підходу.