Корисні функції Google Docs, які гріх не знати
Google Docs – багатофункціональний редактор, що дозволяє працювати з текстом, таблицями, зображеннями. Багатьом цей софт знайомий, і вони впевнено користуються всіма його можливостями. Але чи впевнені ви, що знаєте всі тонкощі роботи з Google Докс? У цій статті ми розповімо про корисні функції редактора, які будуть точно корисні.
Функції Google Docs для спільної роботи
Багато компаній (організації), де є невеликий штат співробітників, використовують спільний доступ від Google. Ця можливість дозволяє розшарити документи для інших людей, при цьому задаючи їм різний рівень доступу. Наприклад, для когось відкривають лише перегляд файлу, а для когось можливість редагувати. Розглянемо інші корисні функції роботи Google Docs.
Запросити конкретну людину прокоментувати документ
Бувають ситуації, коли потрібно залишити коментарі конкретній людині. Наприклад, редактору, копірайтеру або програмісту. Як це зробити? Все просто. Почніть вводити “@”. Вам підтягнеться список контактів, з якими ви найчастіше працюєте у Docs. Вибирайте відповідну або за потреби введіть іншу адресу.
Надіслати посилання на документ листом прямо з Google Docs
Зручна фішка від розробника. Ви можете надіслати документ прямо з меню. Виконайте наступне: “Файл” – “Написати співавторам”. Відредагуйте тему, повідомлення та у вікні виберіть одержувачів. Адресати отримають листа з посиланням на документ. Їм будуть і доступні, залишені вами коментарі.
Надіслати копію документа без доступу до вихідного коду
Ця функція може стати в нагоді у випадку, коли потрібно відправити файл на погодження. Для цього вирушайте в меню ”Файл”—“Надіслати електронною поштою”. Також виберіть тип файлу, адреси одержувачів. За потреби залиште супровідний текст.
Опублікувати документ онлайн або вставити на веб-сторінку
Якщо вам потрібно опублікувати будь-які правила та інструкції в Інтернеті або вбудувати документ у сторінку сайту, вам знадобиться ця функція. Виконайте наступне: “Файл” – “Опублікувати в Інтернеті”. Тут ви можете вибрати необхідну опцію: використовувати посилання або вбудувати код.
Відновлення попередніх чернеток
Крім автозбереження в Google Docs є можливість відновити попередні версії дока. Достатньо зайти у “Файл” вибрати пункт “Історія версій” та “Дивитись історію версій”. У колонці праворуч вам відкриються дати та час внесених змін. Вибравши потрібний проміжок, натисніть на нього. Перед вами відкриється супутній файл. Функція зручна тим, що якщо над проектом працюють відразу кілька людей, то можна побачити, хто саме вніс виправлення.
Можливість показати фрагмент тексту потрібній людині
У документі виділіть необхідну частину тексту та натисніть на символ конвертик із плюсом. Перед вами відкриється віконце для коментарів. Поставте в ньому плюс і почніть вводить e-mail. Адресату прийде лист із посиланням на документ.
Корисні функції Google Docs для редагування
І так розглянемо функції редакції, які точно спростять життя команді.
Запропонувати редагування
Якщо вам просто потрібно залишити, вірніше запропонувати внести правку, все що потрібно зробити, перейти в режим “Радити” (натиснути на олівець у верхньому кутку, праворуч). Після цього виділити ту частину тексту до якої буде залишено коментар. Натиснути на конвертик із плюсом. У полі, що з’явилося, внести правку. Правку можна як прийняти, так і відхилити.
Переглянути редагування в документі та відновити видалений фрагмент
Ми вже написали вище, що в Google Docs є корисна функція відновлення попередньої версії документа. Також можна вивчати історію правок. Це особливо важливо, якщо виникли питання, хто саме вніс таку зміну.
Знайти та вставити посилання, не виходячи з документа
Як правило, щоб вставити посилання в документ, ми робили таке:
- у пошуковій системі шукали потрібний сайт;
- копіювали його адресу;
- поверталися до документа;
- виділяли слово, яке потрібно вставити посилання;
- правою кнопкою викликали меню та вибирали “Вставити посилання”.
Але Google Docs пропонує вставити посилання, не виходячи з документа. Для цього виділяємо слово, вибираємо “Вставити посилання”. У списку, що відкрився, випаде список з релевантними посиланнями (з Вікіпедії). Якщо немає відповідного посилання, введіть ключове слово в пошуку.
Використати особистий словник
Якщо ви використовуєте слово, яке Google Docs сприймає як помилку, але ви впевнені, що воно пишеться саме так, додайте його до словника. Зробити це можна так:
- виділити слово;
- викликати меню правою кнопкою мишки;
- вибрати “додати слово до словника”.
Готово!
Робота з формулами
Формули в Google Документах – це набір спеціальних символів, які необхідні для написання в доках математичних формул.
У ”Вставка” вибираєте “Формула” та “Нова Формула”. Вибирайте необхідні символи та складайте потрібні формули.
Автозаміна
Ця функція дозволяє замінити один символ на інший. Наприклад, вам потрібно тире, а на клавіатурі є лише дефіс. Так, ви можете натиснути Alt+0150, але чи всі знають про цю комбінацію? Щоб спростити життя, натисніть на “Інструмент” та виберіть “Налаштування”. Там у вікні вибирайте “Заміни”. Зліва ви вносите символ, який хочете поміняти, а праворуч – який хочете замінити. Все просто.
Підключення додаткових шрифтів
Якщо у вас є якийсь корпоративний стиль і вам важливий шрифт, його розмір, формат заголовків та ін., ви можете самостійно задати їх у налаштуваннях та використовувати у майбутньому.
Напишіть фразу, виділіть її, задайте шрифт, інтервал між рядками, колір. Після цього виділіть форматований текст і у вкладці ”Формат” виберіть ”Стилі абзаців”, відкрийте “Налаштування”. Там ви можете вибрати ”Зберегти як стиль за замовчуванням”.
Якщо вам потрібно набрати текст саме в цьому стилі, зайдіть у ”Формат”—“Стилі абзаців” — „Налаштування”— „Використовувати стандартні стилі”. Відповідно, якщо потрібно скинути цей стиль, у цьому розділі вибирайте “Скинути стилі”,
Редагування в офлайн-режимі
Перед роботою Google Docs рекомендуємо відразу активувати функцію “Робота оффлайн”. Це зручно для тих, хто постійно працює у Google Docs. Функція дозволяє працювати з документом в автономному режимі: створювати нові файли, редагувати наявні та ін. При підключенні до Інтернету всі зміни будуть збережені.
Активувати функцію можна на сайті Google Drive у налаштуваннях.
Функції Google Docs для роботи із зображеннями
Google Docs може не просто завантажити зображення та фотографії з ПК. Є ще багато цікавих функцій. Розглянемо докладніше.
Шукати картинки з Google всередині Google Docs
Google Докс настільки зручний софт, що в ньому можна працювати не відволікаючись на пошук інформації в браузері. Наприклад, вам потрібно вставити зображення з Інтернету. Ви просто заходите у “Вставка” – “Зображення” – “Знайти в Інтернеті”. У пошуковому рядку пишите ключове слово. Готово.
Зробити знімок камерою або смартфоном
Щоб вставити фотографію зі свого смартфона в документ, просто відкрийте Google Docs у телефоні, натисніть “+” (верхнє меню) та виберіть “Вставити фото”. Простіше вже нікуди.
Додавати зображення перетягуванням
Ще один простий варіант додати фото до тексту. Достатньо зайти на сайт, з якого ви маєте намір взяти фото, натиснути на нього лівою кнопкою і почати перетягувати в документ. Вам навіть не потрібно вручну перемикати між вкладками. Коли ви наведете фотографію на Google Docs, документ автоматично відкриється і картинка вставляється в нього.
Редагувати зображення всередині документа
Зручно й те, що вставлене зображення можна редагувати у документі. Наприклад, змінити колір, обрізати, зробити яскравішим і додати контрастність. Просто виділіть зображення, і правою кнопкою мишки вибираєте “Параметри зображення”. Праворуч відкриється меню, де можна редагувати зображення.
Прийоми Google Docs для роботи з великими документами
Розробники Google Docs пропонують кілька корисних та зручних функцій як для перегляду, так і для редакції об’ємних документів.
Вставити зміст документа
До роботи з рефератами, дипломами, інструкціям тощо. у Google Docs є функція “Вставка змісту”. При цьому вам не потрібно його писати вручну. Сам Google Docs формує зміст на основі ваших заголовків (Н1, Н2, Н3 і т.д.)
Відображати структуру документа
Зліва до документа є значок списку. Якщо ви натиснете на нього, то перед вами з’явиться структура документа. Це дозволить швидко перемикатися між розділами доку.
Зробити посилання на розділ чи фрагмент документа
Якщо потрібно надіслати посилання на певний розділ документа, спочатку вставте закладку в потрібну частину. Для цього натисніть “Вставка”-“Закладка”. Виберіть слово “посилання”. В адресному рядку документа з’явиться вказівка на посилання bookmark. Копіюйте все посилання та надсилайте адресату.
Застосовуйте закладки у документі
Як зрозуміли, закладка потрібна для спрощення командної роботи. Наприклад, вам потрібно надіслати на редакцію певну сторінку. Щоб не писати номер сторінки та конкретний абзац, достатньо просто поставити на нього закладку та посилання надіслати колезі.
Закладка вставляється через меню “Вставка”-“Закладки”. З лівого боку з’явиться блакитний прапорець.
Робота з діаграмами
У меню ”Вставка” у пункті “Діаграма” можна вибрати відповідний вид діаграми. Наприклад, стовпчасту, кругову, лінійчасту, графік. Розробники задумали так, що безпосередня робота з діаграмами ведеться в Google Таблицях. Це означає, що одночасно з графіком/діаграмою з’являється новий файл. У ньому ви можете змінювати значення та задавати необхідні параметри. Як тільки ви завершили налаштування в Google Таблиці, оновіть свій документ. До нього додасться графік. Якщо ви видалите діаграму в таблиці, то в документі вона перетвориться на простий малюнок.
Конвертування Word документів та розпізнавання тексту з PDF файлів у Google Docs
У документі Google Docs можна завантажити файли різних форматів. Наприклад, PDF та Word. Вони відкриваються як звичайний документ Google. Ви можете сміливо редагувати його. До речі, якщо вам потрібно завантажити свій документ на комп’ютер, ви можете зробити це в різних форматах:
- PDF;
- RTX;
- WORD;
- TXT;
- ZIP-архів;
- HTML.
Плагіни для Google Докс
У магазині Google ви можете завантажити корисні плагіни для Google Документів. Звичайно, якихось спеціальних або обов’язкових немає, але корисні ви знайдете.
Наприклад, як ми говорили вище, Google Docs Offline. Розширення дозволяє працювати з документом без доступу до Інтернету. Також можна додати плагін, який перевіряє текст на орфографічні та синтаксичні помилки – LanguageTool.
Усі плагіни, які додаються, ви зможете знайти в розділі “Додатки”.
Питання та відповіді
Як працювати офлайн у Google Docs?
Для роботи офлайн встановіть розширення Google Docs Offline у браузері Chrome і налаштуйте синхронізацію документів для роботи без підключення до Інтернету.
Чи можна імпортувати та експортувати документи у форматах, відмінних від Google Docs?
Так, ви можете імпортувати й експортувати документи в різних форматах, таких як PDF, Microsoft Word та інші. Використовуйте опції в меню “Файл” для цього.
